A
Đăng nhập

Chương 1: Từ Excel đến AppSheet - Cuộc cách mạng Số hóa

AppSheet Mindset Transformation

"Excel là ngôn ngữ của quá khứ. AppSheet là ngôn ngữ của hiện tại và tương lai."

Nếu bạn đang đọc chương này, có thể bạn là một người rất giỏi Excel. Bạn yêu thích các hàm VLOOKUP, INDEX/MATCH hay những đoạn Sub/Function trong VBA. Tôi cũng từng như vậy. Nhưng hãy trung thực với nhau: Một file Excel cồng kềnh sẽ sớm trở nên "ác mộng" khi doanh nghiệp của bạn lớn mạnh. Dữ liệu rời rạc, không bảo mật, và quan trọng nhất: Không thể làm việc mọi lúc mọi nơi trên điện thoại.

Cuốn sách này không chỉ dạy bạn cách dùng AppSheet. Nó là cuốn cẩm nang "Masterclass" đúc kết từ hàng trăm dự án thực tế, giúp bạn chuyển đổi tư duy từ "quản lý file" sang "quản trị hệ thống". Và chúng ta sẽ cùng nhau chinh phục một bài toán kinh điển nhất của mọi doanh nghiệp: Hệ thống CRM Sales Management.

1.1 Về Tác Giả & Phong Cách Cuốn Sách

Tôi là Hiền Nguyễn - một người đam mê số hóa quy trình. Cuốn sách này được viết với phong cách "Thực chiến". Tôi sẽ không liệt kê tất cả tính năng của AppSheet như một cuốn từ điển. Thay vào đó, tôi sẽ kể cho bạn nghe cách giải quyết từng vấn đề cụ thể khi xây dựng App:

  • Làm sao để Sales không cướp khách của nhau? (Bảo mật Row-level).
  • Làm sao để Sếp xem được báo cáo doanh số tức thì? (Dashboard).
  • Làm sao để gửi báo giá tự động trong 3 giây? (Automation).

1.2 Tư duy Nocode: Quy trình là Vua

Nếu bạn hỏi tôi điều gì quyết định sự thành bại của một ứng dụng AppSheet, tôi sẽ không trả lời là "kỹ thuật". Câu trả lời chính xác là: Tư duy Quy trình (Process Thinking).

Tôi thường trích dẫn một tư duy tương tự như Abraham Lincoln (nếu ông có làm Nocode): "Nếu cho tôi 6 giờ để xây một cái App, tôi sẽ dành 4 giờ đầu tiên để chuẩn hóa quy trình và thiết kế cấu trúc hệ thống."

1.3 Tư duy Data-Driven (Dữ liệu đi trước - Giao diện theo sau)

Tư duy hướng dữ liệu

Sai lầm lớn nhất của người mới là: Vẽ giao diện trước.

Một cấu trúc dữ liệu chuẩn hóa là điều kiện tiên quyết để có một hệ thống hoàn chỉnh. Nếu quy trình của bạn đang "rác", thì App của bạn sẽ trở thành "rác số hóa".

1.4 AppSheet làm được gì và KHÔNG làm được gì?

Đừng thần thánh hóa công cụ. Để làm chủ AppSheet, bạn cần biết rõ giới hạn của nó:

AppSheet LÀM TỐT:

  • Thu thập dữ liệu thực địa: Sales đi thị trường, check-in, chụp ảnh.
  • Quy trình phê duyệt: Duyệt đơn hàng, duyệt nghỉ phép, duyệt chi.
  • Tra cứu thông tin: Xem tồn kho, xem lịch sử khách hàng, dashboard KPI.
  • Tự động hóa quy trình: Gửi email, tạo file PDF, thông báo Zalo.

AppSheet KHÔNG PHÙ HỢP:

  • Game/App giải trí: Cần đồ họa cao, animation mượt mà.
  • Mạng xã hội công cộng: Cho hàng triệu người dùng ẩn danh (trừ khi dùng gói Public đắt đỏ).
  • Xử lý Big Data thời gian thực: Như sàn chứng khoán, đặt vé tàu xe quy mô lớn (độ trễ sync data là rào cản).

1.5 Giải phẫu AppSheet (Architecture)

Đừng nghĩ AppSheet là một công cụ vẽ giao diện. Hãy nghĩ về nó như một hệ sinh thái gồm 3 lớp:

  1. Lớp Dữ liệu (Data): "Xương sống" của App (Google Sheets, Cloud SQL). Cấu trúc ở đây phải chuẩn (Standardized) thay vì phẳng (Flat) như Excel.
  2. Lớp Logic (Logic): "Bộ não" thông qua các Expressions. Hãy nhớ: Công thức càng đơn giản, hiệu năng càng cao.
  3. Lớp Giao diện (UX): "Bộ mặt" trình diễn dữ liệu.

1.6 "Pro Appsheeter" & Bộ công thức sinh tồn

Có một sự thật bất ngờ: AppSheet có khoảng 100 công thức, nhưng trong suốt 5 năm đào tạo và thực hiện hàng trăm dự án, tôi chỉ sử dụng tối đa 25 hàm. Với những người mới bắt đầu, bạn chỉ cần nắm vững 15 hàm cốt lõi sau:

  • Logic & Tra cứu: IF, IFS, LOOKUP, SELECT, ANY, IN, CONTAINS.
  • Điều hướng (DeepLinks): LINKTOVIEW, LINKTOFORM.
  • Kiểm tra dữ liệu: ISNOTBLANK, ISBLANK, USEREMAIL().
  • Toán học & Danh sách: SUM, COUNT, MAXROW.

1.7 Vấn đề License & Bảo mật (Cập nhật 2026)

  • Free: Tốt cho học tập & prototype (<10 users).
  • Starter ($5/user): Cơ bản cho đội nhóm nhỏ.
  • Core ($10/user): Khuyên dùng. Có Security Filters (quan trọng cho CRM để phân quyền Sales), Automation nâng cao.
  • Enterprise: Cho tập đoàn lớn, cần quản trị cấp cao và kết nối SQL.

Lưu ý quan trọng: Google đang thắt chặt chính sách License. Nếu bạn xây dựng App CRM cho công ty, hãy hướng tới gói Core thông qua Google Workspace để đảm bảo tính ổn định và bảo mật lâu dài. Đừng dùng tài khoản Free để vận hành hệ thống quan trọng của doanh nghiệp!

1.8 Thực hành (Guided Practice)

Mục tiêu: Chuẩn bị môi trường làm việc chuyên nghiệp.

1.8.1 Đăng ký tài khoản & Cài đặt

  1. Truy cập AppSheet.com.
  2. Đăng nhập bằng Google Workspace hoặc Gmail cá nhân.
  3. Tải ứng dụng AppSheet trên điện thoại (iOS/Android).
    • Tip: Hãy đăng nhập cùng một tài khoản trên cả Laptop và Điện thoại để test đồng bộ.

1.8.2 Tổ chức thư mục dự án

Đừng để file Sheets nằm lung tung. Hãy tạo cấu trúc thư mục chuẩn trên Google Drive:

My Drive/
└── AppSheet_Projects/
    └── CRM_Sales_System/
        ├── Data/          (Chứa file Google Sheets)
        ├── Images/        (Chứa ảnh sản phẩm, avatar)
        ├── Files/         (Chứa file PDF báo giá)
        └── Backups/       (Chứa file sao lưu)

1.8.3 Cài đặt tiện ích mở rộng (Optional)

Cài đặt Extension AppSheet Toolbox trên trình duyệt Chrome để hỗ trợ viết công thức nhanh hơn (Auto-complete) và kiểm tra lỗi.

1.9 Vận dụng (Your Project)

Câu hỏi tư duy: Hãy nhìn lại doanh nghiệp/tổ chức của bạn và trả lời 3 câu hỏi sau:

  1. Nỗi đau lớn nhất: Quy trình nào đang dùng Excel/Zalo/Giấy tờ mà bạn thấy "mệt mỏi", "dễ sai sót" nhất? (Ví dụ: Báo cáo ngày, Xin nghỉ phép, Quản lý kho, Check-in...).
  2. Người hưởng lợi: Nếu số hóa quy trình đó, ai sẽ là người sướng nhất? (Sếp xem được báo cáo ngay? Kế toán không phải nhập lại liệu? Hay Sales đỡ phải viết tay?).
  3. Dữ liệu lõi: Quy trình đó xoay quanh đối tượng dữ liệu nào? (Khách hàng? Đơn hàng? Nhân viên? Vật tư?).

Ghi chú lại câu trả lời này. Nó sẽ là kim chỉ nam cho bạn trong suốt hành trình xây dựng App sắp tới.

1.10 Lời kết: Tư duy đúng quyết định thành công

Vậy là chúng ta đã cùng nhau đặt những viên gạch đầu tiên cho hành trình số hóa. Bạn đã hiểu rằng AppSheet không chỉ là một công cụ thay thế Excel, mà là một hệ tư duy quản trị hoàn toàn mới. Từ việc chuẩn bị một tài khoản Google Workspace chuẩn chỉnh đến việc sắp xếp thư mục dữ liệu gọn gàng, tất cả đều là bước đệm quan trọng cho sự chuyên nghiệp sau này.

Nhưng có công cụ trong tay rồi, chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu? Đừng vội lao vào tạo App ngay để rồi lạc lối trong ma trận tính năng. Ở chương tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ với bạn tấm bản đồ kho báu mà tôi đã đúc kết sau hàng trăm dự án thất bại có, thành công có - đó là "Quy trình 11 Bước Thần Thánh". Hãy nghỉ ngơi một chút trước khi chúng ta bước vào phần xương sống của cuốn sách này.

Bài trước Bài tiếp theo